Genial und digital: Sechs Tricks für einen zügigen Event-Einlass
Digitale Lösungen für Ticketing und Einlass sorgen für kurze Warteschlangen. Kreativ eingesetzt, kann man die Gäste damit sogar überraschen.
Wir verraten sechs Tricks, wie Sie den Besuchern Ihrer Veranstaltung mit digitalem Ticketing und einem digitalen Einlasssystem ein Lächeln auf die Lippen zaubern.
Nichts sorgt schon beim Ankommen so sehr für schlechte Laune wie lange Warteschlangen, die vor dem Eingang warten. Fröstelnd in der Kälte zu stehen, kann man seinen Gästen heutzutage getrost sparen – dank spezieller Software für Events und digitaler Einlasssysteme. Sechs Tricks:
1. Die Besucher über das Online-Ticketing informieren
Informieren Sie die Gäste auf der Veranstaltungswebseite und auf den Social-Media-Kanälen prominent über das Online-Ticketing bzw. die Registrierung und vergessen Sie nicht, die Eventpage zu verlinken! Viele Gäste lesen einfach drüber, wenn der Link nicht prominent gesetzt, und ärgern sich vor Ort, dass sie sich erst noch registrieren bzw. ein Ticket kaufen müssen.
2. Plakate mit QR-Codes zur Ticketing-Seite aufhängen
Um die Besucher möglichst schnell durch den Einlass zu lotsen, sollten Abendkasse und Einlasskontrolle getrennt voneinander sein. So können die Besucher, die ihre Tickets im Vorverkauf erstanden haben, zügig an der Kassenschlange vorbeilaufen.
Für alle anderen Gäste lohnt es sich, Plakate mit einem scanbaren QR-Code aufzuhängen. Dieser führt direkt zur Ticketing- bzw. Registrierungs-Seite und hilft, die Tickets fix auf dem Smartphone zu kaufen, statt unnötig Zeit in der Kassenschlange zu verschwenden.
3. Informationen am Vorabend der Veranstaltung verschicken
Es lohnt sich, kurz vor der Veranstaltung noch einmal letzte Infos zu verschicken. Zum Beispiel, dass die Besucher:innen ihr Ticket griffbereit halten und ggfs. ausdrucken sollen, eine Karte mit den verschiedenen Eingängen oder Hinweise zur 3G-/2G-Überprüfung.
Wenn Sie bei einer 2G-/3G-Veranstaltung bereits vor dem Event den Status überprüfen und so weiter Zeit und Personal einsparen möchten, können Sie mit einer Event Automation arbeiten.
Beim Verschicken hilft die Besucherkommunikation-Funktion in digitalen Ticketing-Tools. Über diese können bequem Sammelmails an alle Besucher:innen oder auch bestimmte Gruppen von Besucher:innen verschickt werden.
4. Den Einlass der Technik überlassen – und sich auf das Begrüßen konzentrieren
Wenig Personal zur Verfügung? Kein Problem. Mit dem mobilen Drehkreuz regeln die Besucher den Einlass im Self-Service und scannen ihr Tickets einfach selbst. Ist das Ticket gültig, springt das Drehkreuz um und gewährt Einlass. Der Veranstalter kann sich währenddessen auf Wichtigeres konzentrieren und zum Beispiel die Gäste persönlich begrüßen.
5. Die Gäste mit dem Lieblingsgetränk überraschen
Vor allem bei exklusiven Veranstaltungen begrüßen Sie Ihre Gäste besonders intelligent, indem Sie digitale Teilnehmerlisten anlegen: eine für VIPs, eine für Aussteller, eine für Referenten.
Besondere Infos, wie zum Beispiel das Lieblingsgetränk, können Sie im Voraus über den Registrierungsprozess auf der Ticketing-Seite abfragen. Die digitalen Teilnehmerlisten lassen sich mithilfe der Suchfunktion schnell durchstöbern. Wenn dann ein VIP die Veranstaltung betritt, haben Sie direkt das richtige Getränk und die richtigen Worte parat.
6. Das Badge nicht unterschätzen
Unnötig Zeit kostet es beim Einlass, Badges zu verteilen. Intelligenter erhalten die Besucher ihre Badges mit der simplen Connfair-Lösung: Die Badges sind auf dem Ticket mit aufgedruckt.
Wer den Einlass möglichst zügig gestalten will, bittet die Gäste im Vorhinein, die Tickets ausgedruckt mitzubringen. Für diejenigen, die das Ausdrucken zuhause vergessen haben, steht vor Ort ein Drucker bereit.
Kleiner Tipp zum Schluss: Notieren Sie auf dem Badge hilfreiche Informationen. Welchen Eingang soll ich nutzen? Welche Taschen und Flaschen darf ich mitbringen? Je besser die Besucher informiert sind, desto zügiger und reibungsloser geht der Einlass voran.
Viel Spaß beim Ausprobieren!
