Use Case: Kontaktdatenerfassung mit integrierter Auslastungssteuerung (Ostalbkreis/Ellwangen)

Kontaktdatenerfassung, ‑nachvollziehung und Auslastungssteuerung in vollem Einsatz – Connfair hat das Landratsamt Ostalbkreis, die Stadt Ellwangen und die Agentur für Arbeit in Aalen dieses Jahr bei der Umsetzung der Ausbildungs- und Studienmesse Ellwangen unterstützen dürfen. Eine gelungene Veranstaltung in Corona-Zeiten.

Ein voll-integriertes System und 25 Handscanner haben zu einem umsetzbaren Corona-Hygienekonzept beigetragen.

„Mit den Lösungen von Connfair konnte die Ausbildungs- und Studienmesse Ellwangen 2021 auf ein zuverlässiges und sehr gut steuerbares Besuchermanagement-Tool zurückgreifen.“ - Herr Martin Dürr vom Ostalbkreis.

STARTit! Ellwangen ist eine Ausbildungs- und Studienmesse, die bereits seit mehreren Jahren erfolgreich umgesetzt wird.

Rund 140 Aussteller bieten vor allem Schülern und Schülerinnen einen Einblick in die vielzähligen Gestaltungsmöglichkeiten von Ausbildungswegen, sowie in die Anforderungen und Aufgabenbereiche konkreter Berufsprofile. Am 20. November 2021 hat die Messe insgesamt 1.576 Besucher auf vier Veranstaltungsgeländen empfangen.

Die Anforderungen an die Veranstaltung waren:

1.     Hinterlegen der relevanten Besucherkontaktdaten

2. Nachvollziehung von Infektionsketten, insbesondere Tracking, welche Besucher sich zu welchen Zeiten in welchen Gebäuden aufgehalten haben

3. Auslastungssteuerung: Einhaltung der Maximalkapazität in jedem Veranstaltungsraum

4.    Lösung für Walk-In Besucher ohne Vorab-Registrierung

5.    Übersicht Besucheraufkommen (insgesamt und pro Veranstaltungsraum)

1. Hinterlegen der relevanten Besucherkontaktdaten

Messebesucher hatten bereits vorab die Möglichkeit, sich für ein kostenloses Besucherticket zu registrieren. Innerhalb dieser Registrierung wurden die relevanten Kontaktdaten in einem individualisierten Formular abgefragt.

Das Ticket wurde den Besuchern per E‑Mail zugesendet. Dies enthielt neben den Metadaten des Events auch noch die Information über den 2G-Status und einen Besucher-individuellen QR-Code.

2. Nachvollziehung von potenziellen Infektionsketten

Die Besucher konnten Ihr Ticket entweder ausgedruckt oder auf dem Handy mitbringen. Der QR-Code darauf diente der persönlichen Nachvollziehung: an jedem Ein- und Ausgang wurden die QR-Codes der Besucher mit den Connfair Ticketscannern ein- oder ausgescannt.

Somit wurde im System gespeichert, welcher Besucher wann und wie lange in einem Veranstaltungsraum anwesend war. Zusätzlich entstand dadurch die Einsicht in das Besucheraufkommen pro Veranstaltungsort.

3. Auslastungssteuerung: Einhaltung der Maximalkapazität in jedem Veranstaltungsraum

Eine Live-Auslastungssteuerung wurde technisch ermöglicht. Jedes Gebäude erhielt seine eigene digitale Location im Admintool mit einer entsprechenden Maximalkapazität. Durch das Ein- und Ausscannen wurde die aktuelle Anzahl der Besucher in jedem Raum automatisch ermittelt und auf einem iFrame angezeigt.

Somit konnten die Veranstalter durchgehend sichergehen, dass Besucherströme und Auslastung kontrolliert und gesteuert wurden.

4. Lösung für Walk-In Besucher ohne Vorab-Registrierung

Die Veranstalter der Messe erwarteten Besucher, die spontan und ohne eine Vorab-Registrierung zum Event kommen. Viele dieser Besucher hatten auch keinen Zugriff auf die Online-Registrierung, da sie kein mobiles Endgerät besitzen. Hierfür wurde folgende Lösung erarbeitet:

Es wurden im Vorfeld 600 „Blankotickets“ mit individuellen Ticket-IDs vorbereitet und gedruckt. Diese enthielten ein Kontaktformular zum handschriftlichen Ausfüllen der relevanten Besucherdaten.

Besucher, die ohne Registrierung kamen, trugen Ihre Kontaktdaten auf dem Blankoticket ein und bekamen die rechte Hälfte mit dem individuellen QR-Code zum Ein- und Ausscannen mit auf die Messe.

Die linke Hälfte mit der Ticket-ID und den Kontaktdaten behielt der Veranstalter ein. Durch das Filtern nach der Ticket-ID im Connfair Admintool konnten die Kontaktdaten dem digitalen Anwesenheitsstempel noch im Nachhinein hinzugefügt werden.

5. Übersicht Besucheraufkommen (insgesamt und pro Veranstaltungsraum)

Schlussendlich war es den Veranstaltern wichtig, den Erfolg der Messe im Nachhinein auswerten zu können. Das Connfair Admintool bietet einen detaillierten Einblick in Registrierungen und Besucheraufkommen.

Somit konnten die Veranstalter genau nachvollziehen, welcher der vier Veranstaltungsorte am meisten besucht war und auch welche Ein- und Ausgänge ein höheres Besucheraufkommen hatten.

Connfair hat die enge Zusammenarbeit mit dem Landratsamt Ostalbkreis sehr Spaß gemacht und wir freuen uns bereits auf die nächste Veranstaltung!