Kon­takt­da­ten­er­fas­sung, ‑nach­voll­zie­hung und Aus­las­tungs­steue­rung in vol­lem Ein­satz – Conn­fair hat das Land­rats­amt Ost­alb­kreis, die Stadt Ell­wan­gen und die Agen­tur für Arbeit in Aalen die­ses Jahr bei der Umset­zung der Aus­bil­dungs- und Stu­di­en­messe Ell­wan­gen unter­stüt­zen dürfen.

Ein voll-inte­grier­tes Sys­tem und 25 Hand­scan­ner haben zu einem umsetz­ba­ren Corona-Hygie­nekon­zept beigetragen.

„Mit den Lösun­gen von Conn­fair konnte die Aus­bil­dungs- und Stu­di­en­messe Ell­wan­gen 2021 auf ein zuver­läs­si­ges und sehr gut steu­er­ba­res Besu­cher­ma­nage­ment-Tool zurück­grei­fen.“ - Herr Mar­tin Dürr vom Ostalbkreis.

STAR­Tit! Ell­wan­gen ist eine Aus­bil­dungs- und Stu­di­en­messe, die bereits seit meh­re­ren Jah­ren erfolg­reich umge­setzt wird.

Rund 140 Aus­stel­ler bie­ten vor allem Schü­lern und Schü­le­rin­nen einen Ein­blick in die viel­zäh­li­gen Gestal­tungs­mög­lich­kei­ten von Aus­bil­dungs­we­gen, sowie in die Anfor­de­run­gen und Auf­ga­ben­be­rei­che kon­kre­ter Berufs­pro­file. Am 20. Novem­ber 2021 hat die Messe ins­ge­samt 1.576 Besu­cher auf vier Ver­an­stal­tungs­ge­län­den empfangen.




1. Hinterlegen der relevanten Besucherkontaktdaten

Mes­se­be­su­cher hat­ten bereits vorab die Mög­lich­keit, sich für ein kos­ten­lo­ses Besu­cher­ti­cket zu regis­trie­ren. Inner­halb die­ser Regis­trie­rung wur­den die rele­van­ten Kon­takt­da­ten in einem indi­vi­dua­li­sier­ten For­mu­lar abgefragt.

Besucherkontaktdaten corona-konform erfassen


Das Ticket wurde den Besu­chern per E‑Mail zuge­sen­det. Dies ent­hielt neben den Meta­da­ten des Events auch noch die Infor­ma­tion über den 2G-Sta­tus und einen Besu­cher-indi­vi­du­el­len QR-Code.

Kontaktdatenerfassung: Eintrittskarte mit QR-Code


2. Nachvollziehung von potenziellen Infektionsketten

Die Besu­cher konn­ten Ihr Ticket ent­we­der aus­ge­druckt oder auf dem Handy mit­brin­gen. Der QR-Code dar­auf diente der per­sön­li­chen Nach­voll­zie­hung: an jedem Ein- und Aus­gang wur­den die QR-Codes der Besu­cher mit den Conn­fair Ticket­scan­nern ein- oder ausgescannt.

Somit wurde im Sys­tem gespei­chert, wel­cher Besu­cher wann und wie lange in einem Ver­an­stal­tungs­raum anwe­send war. Zusätz­lich ent­stand dadurch die Ein­sicht in das Besu­cher­auf­kom­men pro Veranstaltungsort.

Ein Smartphone-Bildschirm zeigt die Connfair Admin App, mit der der QR-Code eines Tickets gescannt wird.

3. Auslastungssteuerung: Einhaltung der Maximalkapazität in jedem Veranstaltungsraum

Eine Live-Aus­las­tungs­steue­rung wurde tech­nisch ermög­licht. Jedes Gebäude erhielt seine eigene digi­tale Loca­tion im Admin­tool mit einer ent­spre­chen­den Maxi­mal­ka­pa­zi­tät. Durch das Ein- und Aus­scan­nen wurde die aktu­elle Anzahl der Besu­cher in jedem Raum auto­ma­tisch ermit­telt und auf einem iFrame angezeigt.

Somit konn­ten die Ver­an­stal­ter durch­ge­hend sicher­ge­hen, dass Besu­cher­ströme und Aus­las­tung kon­trol­liert und gesteu­ert wurden.

Aulasstungssteuerung für Kontaktdatenerfassung

4. Lösung für Walk-In Besucher ohne Vorab-Registrierung

Die Ver­an­stal­ter der Messe erwar­te­ten Besu­cher, die spon­tan und ohne eine Vorab-Regis­trie­rung zum Event kom­men. Viele die­ser Besu­cher hat­ten auch kei­nen Zugriff auf die Online-Regis­trie­rung, da sie kein mobi­les End­ge­rät besit­zen. Hier­für wurde fol­gende Lösung erarbeitet:

Es wur­den im Vor­feld 600 „Blan­ko­ti­ckets“ mit indi­vi­du­el­len Ticket-IDs vor­be­rei­tet und gedruckt. Diese ent­hiel­ten ein Kon­takt­for­mu­lar zum hand­schrift­li­chen Aus­fül­len der rele­van­ten Besucherdaten.

Besu­cher, die ohne Regis­trie­rung kamen, tru­gen Ihre Kon­takt­da­ten auf dem Blan­ko­ti­cket ein und beka­men die rechte Hälfte mit dem indi­vi­du­el­len QR-Code zum Ein- und Aus­scan­nen mit auf die Messe.

Die linke Hälfte mit der Ticket-ID und den Kon­takt­da­ten behielt der Ver­an­stal­ter ein. Durch das Fil­tern nach der Ticket-ID im Conn­fair Admin­tool konn­ten die Kon­takt­da­ten dem digi­ta­len Anwe­sen­heits­stem­pel noch im Nach­hin­ein hin­zu­ge­fügt werden.

Blankoticket zur Kontaktdatenerfassung ohne Vorabregistrierung

5. Übersicht Besucheraufkommen (insgesamt und pro Veranstaltungsraum)

Schluss­end­lich war es den Ver­an­stal­tern wich­tig, den Erfolg der Messe im Nach­hin­ein aus­wer­ten zu kön­nen. Das Conn­fair Admin­tool bie­tet einen detail­lier­ten Ein­blick in Regis­trie­run­gen und Besucheraufkommen. 

Somit konn­ten die Ver­an­stal­ter genau nach­voll­zie­hen, wel­cher der vier Ver­an­stal­tungs­orte am meis­ten besucht war und auch wel­che Ein- und Aus­gänge ein höhe­res Besu­cher­auf­kom­men hatten.

Kontaktdatenerfassung: Scans pro Nutzer
Kontaktdatenerfassung: Ticketscans pro Stunde

Conn­fair hat die enge Zusam­men­ar­beit mit dem Land­rats­amt Ost­alb­kreis sehr Spaß gemacht und wir freuen uns bereits auf die nächste Veranstaltung!