Die ganze Welt redet aktu­ell von der Digi­ta­li­sie­rung. Haben Sie sich auch ein­mal gefragt, wel­che Arbeits­schritte Sie digi­ta­li­sie­ren kön­nen, um effi­zi­en­ter zu werden? 

Wahr­schein­lich den­ken Sie sich auch, dass Sie als Event­or­ga­ni­sa­tor vor ande­ren Auf­ga­ben und Her­aus­for­de­run­gen ste­hen, die sich auf dem ers­ten Blick nicht so ein­fach digi­tal abbil­den lassen.

Wir zei­gen Ihnen, wel­che 6 nütz­li­chen Event Auto­ma­tio­nen Sie sich sofort zu Nutze machen können. 


Warum Event Automation?

Tools für Event Auto­ma­tio­nen kön­nen das Leben eines Event­or­ga­ni­sa­tors berei­chern, indem sie Pro­zesse ver­ein­fa­chen, sich Ihnen anpas­sen und Ihnen somit Zeit­er­spar­nis und Kos­ten­ef­fi­zi­enz lie­fern. Zudem kön­nen Sie Ihr Event-Mar­ke­ting opti­mie­ren und erwei­terte Ana­ly­sen zu Rate zie­hen, zu denen Sie vor­her kei­nen Zugang gehabt haben.

Einen gro­ßen Bene­fit errei­chen Sie, wenn Sie Ihre Event­web­site, die Teil­neh­mer­re­gis­trie­rung, das Mar­ke­ting und die abschlie­ßende Eva­lua­tion von einem ein­zi­gen Tool aus steuern.

Auch das erspart Ihnen jede Menge Zeit und Kos­ten, da Sie nicht zwi­schen meh­re­ren Tools hin- und her­sprin­gen müs­sen oder abtei­lungs­über­grei­fend Daten zusam­men­ge­führt wer­den müssen.


1. Automatisierte Teilnehmerkommunikation nach jedem Ticketkauf bzw. jeder Teilnehmerregistrierung

Teil­neh­mer per Excel-Liste impor­tie­ren und manu­elle E‑Mails ver­sen­den gehö­ren der Ver­gan­gen­heit an. Die­sen rie­si­gen Zeit­fak­tor kön­nen Sie end­lich eli­mi­nie­ren. Mit einer guten und smar­ten Event­soft­ware kön­nen Sie bspw. ihre Teil­neh­mer­kom­mu­ni­ka­tion vorab defi­nie­ren und Sie auto­ma­tisch aus­spie­len las­sen, sobald ein neuer Teil­neh­mer hinzukommt.

Event Automation als Teilnehmerkommunikation

So gehen Sie sicher, dass jeder Teil­neh­mer die rich­ti­gen Infor­ma­tio­nen zur rich­ti­gen Zeit erhält. Schi­cken Sie zum Bei­spiel nach jeder Regis­trie­rung eine Danke-Mail raus.

2 Wochen oder Tage vor dem Event und 1 Stunde vor­her erneut eine Erin­ne­rung raus­zu­sen­den, senkt die No-Show-Rate Ihrer Veranstaltung.

Hier­für brau­chen Sie nicht den exak­ten Tag abwar­ten, son­dern kön­nen dies vorab tun und sich ent­spannt zurück­leh­nen, da die E‑Mails zu 100% zur rich­ti­gen Zeit an ihrem Ziel ankom­men. Klingt das nicht smart?


2. 2G-/3G-Validierung vor dem Event

Wenn Sie in der aktu­el­len Situa­tion ein In-Per­son Event pla­nen, müs­sen Sie den 2G- bzw. 3G-Sta­tus der Teil­neh­mer kon­trol­lie­ren und prü­fen. Die 2G-/3G-Ver­an­stal­tung bringt zum einen Per­so­nal­auf­wand und zum ande­ren Zeit­auf­wand mit sich. 

Dem kön­nen Sie mit Auto­ma­tion ent­ge­gen­wir­ken. Durch Event­soft­ware ist es mög­lich den 2G-/3G-Sta­tus vorab zu prü­fen, ohne selbst was dafür tun zu müs­sen. Das Ticket wird erst frei­ge­schal­tet, wenn die Vali­die­rung erfolg­reich war.

2G-/3G-Validierung vor dem Event

Hier­für hat jeder Teil­neh­mer die Mög­lich­keit ab 1 Woche vor dem Event einen Screen­shot vom Cov­Pass zu erstel­len und die­sen über einen E‑Mail-Link an die Event­soft­ware über­mit­teln. Die Event­soft­ware vali­diert die Daten mit Cov­Pass und erhält die Gül­tig­keit von Cov­Pass anschlie­ßend zurück. Im Anschluss wird das Ticket frei­ge­schal­tet bzw. erst dann erhält das Ticket die Gül­tig­keit.

So kön­nen Sie sicher sein, dass am Tag Ihres Events alle Teil­neh­mer den gesetz­li­chen Anfor­de­run­gen entsprechen.


3. Teilnehmerdaten aus Social Media vollautomatisch an Ihre Software übermitteln

Wenn Sie eine kos­ten­freie Ver­an­stal­tung pla­nen oder das Mar­ke­ting für Ihre kos­ten­pflich­tige Ver­an­stal­tung in Gang set­zen wol­len, kön­nen Sie die Daten aus Social-Media-Kanä­len wie Face­book Ver­an­stal­tun­gen oder Lin­kedIn Events per Auto­ma­tion an Ihre Soft­ware über­mit­teln. Von hier aus kön­nen Sie dann wei­tere Auto­ma­tio­nen vor­neh­men. Aber gehen wir erst­mal auf diese berei­chernde Funk­tion ein.

Event Automation über soziale Medien

Mit den Lead Gen-Forms von Lin­kedIn haben Sie die Mög­lich­keit die Daten an Ihre Soft­ware wei­ter­zu­lei­ten. Auch Face­book und Insta­gram bie­ten diese Funk­tion an. So kön­nen Sie die Teil­neh­mer­da­ten auf­grei­fen und Sie mit­tels einer Lead-Nur­tu­ring-Kam­pa­gne von einem Lead zu einem Event­be­su­cher qualifizieren. 

Alles, was Sie hier­für machen müs­sen, ist ein Event auf Lin­kedIn oder Face­book zu erstel­len und die Funk­tion einer Event­soft­ware zu nut­zen. Ihr Mar­ke­ting-Team brauch dann nur noch eine Mar­ke­ting-Kam­pa­gne erstel­len und schon kann es losgehen. 

Natür­lich müs­sen Sie sich vor­her die Zustim­mung der Teil­neh­mer ein­ho­len, um diese Auto­ma­tion DSGVO-kon­form zu gestalten.


4. Automatisiert Teilnehmerdaten an Streaming-Software übermitteln

Jede Regis­trie­rung direkt an die Strea­ming-Soft­ware über­mit­teln, sodass Sie alle Infor­ma­tio­nen am Tag des vir­tu­el­len oder hybri­den Events parat haben? Super­leicht dank Automation.

Mit jedem Ticket­kauf bzw. mit jeder Teil­neh­mer­re­gis­trie­rung wird ein soge­nann­ter Trig­ger aus­ge­führt und die Daten wer­den per Schnitt­stelle an die Soft­ware über­tra­gen, die Sie zum Strea­men verwenden.


5. Teilnehmer an mehreren Locations synchronisieren

Wenn Sie gewisse Besu­cher zu mehr­tä­gi­gen Events ein­la­den oder ein Event auf meh­rere Loca­ti­ons ver­tei­len, haben Sie ent­we­der die Mög­lich­keit den Ein­lass manu­ell zu kon­trol­lie­ren oder mit­tels voll­au­to­ma­ti­scher Dreh­kreuze digi­tal zu synchronisieren.

Das Smarte dabei ist, dass Sie keine manu­el­len Ein­stel­lun­gen vor­neh­men müs­sen und die Ver­weil­zei­ten pro Loca­tion bzw. Event auto­ma­tisch getrackt wer­den. So haben Sie auch im Nach­hin­ein einen Über­blick wel­che Per­son zu wel­cher Uhr­zeit gekom­men und gegan­gen ist.

Sie kön­nen Besu­cher­ströme digi­tal abbil­den und kön­nen Sie Ihre nach­fol­gen­den Events optimieren.


6. Automatisch ein Badge für jeden Teilnehmer direkt vor Ort ausdrucken

Badges und Tickets vor Ort printen durch Automation

Bei In-Per­son Events haben Sie die Mög­lich­keit Ein­tritts­kar­ten oder Regis­trie­run­gen direkt vor Ort durch­zu­füh­ren. Sie kön­nen ein For­mu­lar zur Ver­fü­gung stel­len oder ein POS Sys­tem direkt an Ihrem Einlass.

Set­zen Sie einen Dru­cker ein, kön­nen Sie Ihren Teil­neh­mern direkt vor Ort auch ein Badge dru­cken las­sen, sobald sie das For­mu­lar aus­ge­füllt haben oder ein Ticket gekauft haben. So kön­nen Ihre Besu­cher noch am Ver­an­stal­tungs­tag ihre Teil­nahme sichern.