Einladungsmanagement

Mit dem Connfair Einladungsmanagement Tool gehört das mühsame Verwalten von Rückmeldungen der Vergangenheit an! Laden Sie Ihre Gäste einfach und bequem über digitale Einladungen ein und behalten Sie den Überblick über Zu- und Absagen.. 

Sparen Sie wertvolle Zeit und optimieren Sie Ihre Einladungsprozesse mit unserer benutzerfreundlichen Lösung!

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Wie funktioniert das Einladungsmanagement?

Unser Einladungsmanagement Tool ermöglicht es Ihnen den gesamten Prozess der Organisation, Verwaltung und Nachverfolgung von Einladungen zu Veranstaltungen effizient zu gestalten.

Smartphone mit Screenshot des Einladungsportals nach der Zusage der Einladung. Eingeladene Person hat sich schon eingetragen und kann noch eine Begleitperson hinzufügen

Einfaches Einholen der Rückmeldungen Ihrer Gäste

Wir bieten Ihnen zwei Optionen, wie die Eingeladenen schnell und einfach reagieren können:

Interaktive Zusage-/Absage-Buttons: Eingeladene können ihre Teilnahme direkt über die Einladungs-E-Mail zu- oder absagen.

Direkter Zugang zum Einladungsportal für Ihre Gäste: Über einen Button in der E-Mail gelangen Ihre Gäste in das moderne und intuitive Einladungsportal. Hier wird die Einladung per Klick angenommen oder abgelegt. Zusätzlich können weitere Details ergänzt werden, wie z.B. Begleitpersonen, Teilnahme an Workshops oder Cateringpräferenzen.

Übersicht und Kontrolle im Backend

Im „Admintool“ behalten Sie den Überblick über alle Rückmeldungen. Sie können jederzeit den aktuellen Stand der Einladungen, Zusagen, Absagen und weitere Teilnehmerdetails einsehen. Damit haben Sie stets volle Transparenz und können schnell und einfach reagieren.

Zudem können Sie als Admin Einladungen im manuell akzeptieren oder ablehnen, z.B. bei telefonischen Rückmeldungen oder wichtigen Gästen wie beispielsweise dem Vorstand. Einladungen an Nachzügler können mit wenigen Klicks verschickt werden.

Automatisierte Bestätigungsmails

Bei einer Zusage erhalten Ihre Teilnehmer automatisch eine Bestätigungsmail, die alle notwendigen Informationen wie Tickets, QR-Codes oder einen Kalendereintrag enthalten. Auch im Falle einer Absage können automatisierte, individuell gestaltete E-Mails versendet werden.

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Nach der Zusage: Weitere Informationen angeben und Begleitpersonen verwalten

Ihre Gäste können nach der Zusage weitere Informationen zu ihrer Teilnahme im Ticketportal ganz einfach selbst angeben. Das Portal ist flexibel an Ihre Bedürfnisse anpassbar und ermöglicht den Teilnehmern das einfache Hinzufügen von Begleitpersonen, das Buchen eines Vortrags oder die zusätzliche Anmeldung zu einer Abendveranstaltung.

Dabei haben Sie die Möglichkeit Anmeldeformulare flexibel zu gestalten und einzelne Felder von der Bearbeitung durch den Eingeladenen auszuschließen, wie zum Beispiel Name oder E-Mail-Adresse.

Smartphone Abbildung mit Screenshot aus dem Einladungsportal. Aussehen nach der personalisierung der Tickets der Eingeladenen Person und Begleitperson
2 Personen, die vor zwei Zahnriemen stehen, dass die Benutzerverwaltung signalisiert.

Zielgerichtete Teilnehmerkommunikation

Die Kommunikation mit Ihren (potenziellen) Teilnehmern war noch nie so einfach:

Zielgerichtete Erinnerungen: Senden Sie Emails an spezifische Teilnehmergruppen, bspw. Reminder an Personen, die noch nicht reagiert haben.

Spezifische Informationen: Versenden Sie wichtige Eventdetails an ausgewählte Gäste, basierend auf deren Teilnahmebestätigung oder speziellen Bedürfnissen.

FAQ

Teilnehmerdaten können einfach per Excel- oder CSV-Datei importiert werden. Senden Sie uns Ihre Excel Gästeliste zu, und wir kümmern uns um den Rest, einschließlich der Datenüberprüfung und des Imports. Nachträgliche Einladungen können Sie jederzeit über die Adminoberfläche versenden.

Je nach Teilnehmergruppe können unterschiedliche Kontingente an möglichen Begleitpersonen hinterlegt werden. So könnten beispielsweise Mitglieder maximal eine Begleitperson mitbringen, der Vorstand bis zu drei und externe Gäste keine Begleitperson. Im Falle von Familien- oder Firmenfest könnte eine Anforderung sein, dass nur eine Begleitperson und beliebig viele Kindertickets erstellt werden können.

Um den flexiblen und dynamischen Anforderungen heutiger Veranstaltungen gerecht zu werden können sogar komplexe Strukturen einfach und intuitiv dargestellt werden. Über das Teilnehmerportal übernimmt der Teilnehmer die Verwaltung selbst und die E-Mail-Flut mit Rückmeldungen, Rückfragen und diversen „Sonderfällen“ aus alten Tagen ist Geschichte 😊

Ja, das Einladungsmanagementsystem ermöglicht eine individuelle Gestaltung Ihrer Einladungen. Sie können Logos, Bilder, Texte und das Layout der Einladungsemail nach Ihren Wünschen anpassen.

Das Connfair Einladungsmanagement gibt Ihnen die Flexibilität, jederzeit zusätzliche Gäste einzuladen. Sie können neue Personen manuell im Tool erfassen und bei Bedarf direkt Einladungen versenden. Diese Anpassungsfähigkeit ist ideal für dynamische Eventumgebungen, in denen ständig Änderungen und Ergänzungen erforderlich sind.

Nach Zusage wird dem Teilnehmer automatisch vom System ein Ticket und/oder QR-Code zugeschickt mit welchem er Zugang zur Veranstaltung erhält.

Ja, die Gäste können ihre Teilnahme über das Teilnehmerportal ändern, indem sie ihre ursprüngliche Zusage widerrufen oder ihre Daten aktualisieren

Nach dem Event können Sie wählen, ob Sie die Daten für zukünftige Veranstaltungen behalten oder sicher löschen möchten. Das System kann auch Analysen und Berichte generieren, die Ihnen helfen, den Erfolg Ihrer Veranstaltung zu bewerten und zukünftige Events zu verbessern.

 Ja, das Einladungsmanagement lässt sich nahtlos mit unseren Badge Printern integrieren. Nachdem Ihre Gäste die Einladung angenommen haben, können deren Daten automatisch zur Erstellung personalisierter Badges verwendet werden. Dies vereinfacht den Prozess der Badge-Erstellung am Tag des Events erheblich und gewährleistet eine professionelle Präsentation und schnelle Abwicklung am Einlass.

Für weitere Informationen besuchen Sie unsere Event Badge Printer Seite.

Da die meisten Emails heutzutage zuerst mobil gelesen werden wurde das Teilnehmerportal „mobile first“ entwickelt und ist intuitiv und einfach mit jedem Smartphone nutzbar. So können Ihre Teilnehmer die Einladung schnell und einfach unterwegs beantworten und Ihre Rückmelderaten sind deutlich höher als zuvor.

Kurz und knapp: Ja. Alle Daten werden in Deutschland gespeichert und DSGVO-konform nur zur Durchführung des Einladungsprozesses und zur Abwicklung der Veranstaltung genutzt. Nach Ende der Veranstaltung werden alle personenbezogenen Daten gelöscht.

Sie haben Fragen oder wünschen weitere Informationen?

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